I. Problem
Predstava o pravnoj službi, kao turobnoj kancelariji u kojoj nekolicina nefleksibilnih kolega u sivim odelima sedi i u korenu saseca hrabre ideje sa kojima biznis dolazi, nažalost i dalje sporadično provejava kroz poslovnu komunikaciju. Takav neveseli pejzaž je posledica činjenice da je biznis poodavno počeo da negoduje jer je prečesto, u toj isto kancelariji, čuo odgovor „ne“, uz opskurno obrazloženje. Nemali broj puta je na tom mračnom mestu predloženi novi poslovni model prerano skončao nakon što je, u neravnopravnoj borbi, bivao suočen sa plotunom pravnih rizika, bez da mu je data šansa barem u nekom alternativnom obliku.
Kao posledica ovakvog pristupa koji su gajile old school pravne službe, počelo je da se dešava nešto krajnje opasno – ljudi iz firme su počeli da je izbegavaju. Biznis je počeo da živi dvostruki život, od kojih je jedan nemilice prolazio mimo pravne službe, a komercijala i ostali departmani su počeli sami da upravljaju pravnim rizikom jer nisu više imali poverenja u svoje pravnike. Naravno, preteći dijapazon posledica ovakvog ponašanja je šarenolik ali, ako izuzmemo one ekstremne situacije koje firmu dovode u veliku nepriliku, deluje da je ovde najveći gubitnik upravo pravna služba. Jednostavno, ako se iz ovako loše prakse iznedri pravni problem, ona će uvek biti odgovorna i suočiti se sa krizom ili, u boljem slučaju, biti prinuđena da vadi kestenje iz vatre koju nije ni zapalila.
II. Promena
Srećom, sve je manje sistema koji gaje pravnu funkciju u ovom prevaziđenom obliku. Kompanijski pravnici su naučili i sebe i svoje kolege advokate da „ne“ zamene sa „da, s tim da…“, odnosno da čašu prikažu kao polu punu umesto da je svesrdno prazne, kao i da izlaze sa sopstvenim kreativnim idejama kada ocene predloženi model kao pravno nepodoban. Iako funkcija koja se najmanje istorijski menjala, pravni sektor trenutno doživljava značajne promene i to na bolje. Plejadu opreznih kolega sve češće menja moderan in-house tim koji je sve manje „služba“ a sve više biznis partner. Aspekt službovanja jeste ipak zadržan ali u nešto sofisticiranijoj formi te sada predstavlja jednu važnu komponentu rasta modernog Legal-a. U pitanju je usmerenost ka klijentu (customer-centricity).
Jasno je dakle da je promena u mindset-u. Biznis se zasniva na stalnom rastu i jako im je važna energija koju osećaju kada uđu u Legal jer im je već dovoljno teško sa brojkama i targetima. Moraju da vide da je Legal takođe usmeren na rast, da učestvuje u strategiji i ostvarenju biznis plana i da daje pozitivan ton. Takođe, onu tu žele da čuju jasan jezik, što nije uvek jednostavno isporučiti pošto se kompleksni pravni problemi trebaju pretočiti u sveden govor koji se zasniva na biznis a ne legal vokabularu. Naposletku, oni ponekad žele samo utehu tj. da ih neko sasluša i umiri iz razloga što su, u brzini svog poslovnog poduhvata, upali u problem ili tobože u pravnu zamku. Vrlo često je i jedno i drugo uobrazilja a Legal je upravo plodno tlo za kultivisanje razuma, iako neki stari trendovi govore suprotno.
III. Prilika za rast
Takođe, postoji jedna loša navika Legal timova, koja bi lako mogla da se konvertuje u priliku za rast i razvoj – pravnici u kompaniji se pomalo ljute zbog činjenice da svako pitanje, koje niko nije „udomio“ tj. kome se ne zna prava priroda, završi u pravnoj službi. Kad god neko naleti na čudno pitanje odmah pomisli „Uh, pa ovo je sigurno za Legal“. Svaki put kad se u firmi pojavi neka retka vrsta svi misle da je Legal ta laboratorija koja može da je ispita i svrsta je u odgovarajuću nomenklaturu. Iako zna da nervira, ova situacija je zapravo opportunity jer Legal-u omogućava da se u sve meša i da stekne uvid u sve pore biznisa, a to će omogućiti strateški bolje rezultate i veću kontrolu nad komercijalnim i drugim aspektima, što je za neke Compliance oblasti, kao što su Competition i GDPR, od krucijalnog značaja. In-house timovi ne trebaju biti ljuti zbog ove pojave već ovi upiti trebaju da im imponuju jer dati fenomen ukazuje na to da se Legal percipira kao mudar i pronicljiv, čim se smatra nekim ko može da reši egzotične probleme. Ovaj pristup ne treba da čudi jer Legal zaista ima jednu veliku prednost – za razliku od biznis logike koja je, u 80% slučajeva, common sense pa čak i opšte mesto, pravna logika je nešto posve specifično, nešto što malo ko za života integriše. Upravo zbog ovoga pravnici i advokati trebaju biti ponosni na specifičan misaoni stroj kojim raspolažu i koji bi lako mogli da iskoriste. Onaj ko je zaista razumeo pravnu istoriju i Uvod u pravo na prvoj i povezao ga sa svim onim konkretnim predmetima na četvrtoj godini fakulteta, odnosno shvatio kako su svi koncepti, od krivičnog do patentnog prava, povezani u integralnu celinu, njemu će biznis logika, barem na svom bazičnom nivou, biti dečija igra.
Kada se ova hrabrost i takav solidan mindset poveže sa „mekim“ veštinama, uslužnošću i šarmom, dobijamo pravnika usmerenog ka svom (unutrašnjem) klijentu. Ovde naravno ne treba zaboraviti da kompanijski pravnik ima mnogo više klijenata nego advokat – on ili ona moraju da na prvo mesto stave pomenutog internog klijenta (marketing, prodaju, finansije, HR, proizvodnju, nabavku itd.) ali i sve one prave klijente odnosno mušterije kompanije, od kupca (npr. ritejlera i distributera), preko šopera (onog ko kupuje za sebe i druge) do potrošača (onoga ko zaista konzumira proizvod). Da bi postao pritom i biznis partner Legal mora da, dok svesrdno misli o interesima svojih brojnih klijenata, obujmi celu poslovnu strategiju čak i kada daje najjednostavniji savet u jednom pasusu.
IV. Transformacija
Međutim, pomenuta dva pilara prete da ostanu samo doktrina, slovo na papiru i potencijalno lep ali možda i uzaludan zaokret u mindset-u kompanijskog pravnika ukoliko prethodno nije sprovedena konkretna i osetna transformacija same Legal funkcije. Ta transformacija je neophodna kako bi se odgovorilo na neverovatno izazovan zahtev modernog poslovanja. Legal mora da bude kreativan biznis partner, sa razumevanjem date industrije koji, oblikujući jezički kristalno jasne savete, gađa direktno u strateške ciljeve i poštuje biznis plan kompanije, tako gotovo neposredno podstičući rast. Tu Legal možda nije golgeter pa ni talentovana „desetka“ ali je barem zadnji vezni koji zna da podeli ključan pas na sredini terena i tako omogući plejmekeru da spakuje asistenciju za centarfora.
Međutim, Legal mora paralelno sa tom strateškom misijom da pazi i na „bread and butter” te da izvršava sve one day-to-day zadatke koji ne daju dodatnu vrednost ali mogu da budu ekstremno opasni ako se zanemare. Tu je Legal već nalik na golmana dominantnog tima koji 88. minuta „kampuje“ u svom šesnaestercu bez da je uvatio loptu u ruke te tako nezagrejan prima lob sa pola terena i biva zamenjen na sledećoj utakmici. Dakle, potrebno je isporučiti i one male, dosadne zadatke i to brzo, a da se pritom kvalitet i pouzdanost ne dovedu u pitanje. Naravno, ti zadaci često imaju jednu dodatno opterećujuću osobinu – nemaju veze sa pravom.
V. Efikasnost
Imajući u vidu takvu kompleksnost, odnosno činjenicu da se čitav portfolio usluga različite vrednosti i značaja mora isporučiti kvalitetno i izuzetno hitro, jasno je da je za moderan Legal efikasnost postala ključna reč. Prostije rečeno oseća se neophodnost uvođenja sistema i procesa koji će Legal timu omogućiti da se regularni dnevni zadaci automatizuju ili barem obavljaju nečujno, kroz optimizaciju resursa, kako bi pravnici mogli da misle na strateške ciljeve i velike projekte koji donose rast.
Trenutne orbite tela u pravnom univerzumu sugerišu da je tehnologija apsolutno adut na koji treba staviti najviše čipova, posebno kada su u pitanju pravni zadaci koji su repetitivni i imaju manju vrednost za biznis, tj. biznis ih doživljava kao breme. Ipak, sva je prilika da, kako sam zadatak transformacije nije jednostavan, tako ni rešenje ne može da bude posve prosto. Pošto mnogi od tih zadataka nisu jednostavni, a neki nisu ni pravni, deluje da nije dovoljno uvesti skupe softvere pa čak ni veštačku inteligenciju u celu priču da bi se transformacija sprovela. Od početka je svim ozbiljnim pravnicima bivalo jasno da moderni abakus neće rešiti njihove brojne probleme i nije čudo što je nasilno uvođenje nekih preplaćenih rešenja samo iziritiralo neretke tradicionaliste u pravnoj branši. Problem sa tehnologijom je što je ona došla ranije i odvojeno od holističkog rešenja koje tehnologiju uključuje kao jedan od svojih gradivnih elemenata. U pitanju su tzv. Pravne operacije (Legal operations) koje predstavljaju jedan posve novi koncept u Srbiji i u čitavom regionu i možda dugo čekanog mesiju transformacije pravne funkcije. Naravno, kao i mnoge dobre stvari i Pravne operacije su sve vreme bile tu i njima se neko barem rekreativno bavio. Ipak, do sada nije bivao običaj da se to radi sistematski i da se imenuje osoba konkretno zadužena koja Pravne operacije ponosno vodi i smatra ih svojim, makar i kao side hustle.
VI. Pravne operacije
a. Pravna funkcija kao biznis
Da bi se pričalo na temu ove transformacije potaknute Pravnim operacijama neophodno je razumeti da je Legal istovremeno i deo biznisa i biznis za sebe. Ne samo što je Legal jedna od funkcija unutar sistema čiji su cilj profit i održivi rast u svim dimenzijama poslovanja već je Legal i sam po sebi jedna radnja, STR, firma, preduzeće, kompanija, konglomerat – jednom rečju biznis.
Kolege iz drugih odeljenja svakodnevno navraćaju u Legal i, tražeći pravni savet, oni se nipošto ne razlikuju od kupaca u prodavnici isto kao što se ni saveti koje kolege dobijaju ne razlikuju od gotovih proizvoda na policama radnji. Istina, ovde je proizvod nešto apstraktniji jer se pojavljuje u formi konsultacije ili recimo rešenog spornog pitanja. Ipak, on ima svoj nivo kvaliteta, tržišnu vrednost i, naposletku, sopstveni proizvodni proces.
Kao i bilo koja proizvodna kompanija i Legal ima svoj supply chain. Šta je tim eksternih advokata (a od skoro i LegalTech kancelarija) drugo nego skup dobavljača pažljivo selektovanih u procesu nabavke? Da li se stariji kolega, kada uključi track changes i surovo zacrveni pripravnikov dokument koji revidira, po nečemu razlikuje od kontrole kvaliteta u fabrici?
Ako je sve to tako, logično bi bilo da, kao i svaki proizvodno orijentisani sistem i Legal ima svoje operacije i svog COO, koji ne mora nužno biti pravnik, naprotiv. Razvijanje efikasnih Pravnih operacija, potpomognuto integracijom nezaobilazne ali ovog puta svrsishodne tehnologije u pravnu praksu, postaje ključni činilac u vođenju moderne pravne funkcije. Pravne operacije predstavljaju sveobuhvatan pristup upravljanju pravnom funkcijom unutar organizacije. Ovaj specifični menadžment uključuje procese, tehnologiju, ljude i strategiju kako bi se pravna funkcija postavila kao partner za ostatak kompanije. Pravne operacije se bave pitanjima kao što su budžetiranje, upravljanje resursima, izveštavanje i analiza performansi. Jedan od glavnih ciljeva pravnih operacija je povećanje efikasnosti i smanjenje troškova pravne funkcije.
b. Trend kroz brojke
U većini poslovnih škola sa MBA programima, operativni menadžment je jedan od osnovnih modula. Međutim, uloga menadžera pravnih operacija u pravnoj službi je relativno nova. Ako pogledamo podatke o zapošljavanju u Sjedinjenim Državama, možemo videti da potražnja za stručnjacima u ovoj kategoriji od skoro postoji i konstanto raste. Dok je generalno pul eksternih advokata i in-house pravnika po firmi ostao na istom nivou ili se čak smanjio, broj menadžera pravnih operacija nesumnjivo raste i sada takvog profesionalca ima preko 85% firmi u SAD. Sa druge strane neke ankete pokazuju da je broj firmi koje nisu razmatrale mogućnost implementacije sistema operativnog upravljanja pravnim uslugama u SAD manji od 2%.
c. Funkcije operativnog upravljanja
Analiza brojnih izvora koji su dostupni na brojnim sajtovima koji se bave ovom tematikom kazuje da su funkcije zapravo prilično raznorodne:
- Data menadžment
Advokati i pravnici obično ne donose odluke na osnovu pažljivo analiziranih i obimnih podataka. Brojke, suve „nepravne“ činjenice i mnogi detalji prolaze ispod radara u proceni pravnog rizika, koja je u fokusu svakog stručnjaka iz branše. Ipak, ono što ređe biva obrađeno i elaborirano jeste procena značaja tog rizika i njegova kvantifikacija. Upravo je sortiranje i sređivanje podataka potrebnih za donošenje ispravnih odluka o rizicima jedan je od ciljeva Pravnih operacija. Bez konsolidacije ovih podataka, šef pravnog odeljenja propušta potencijal za optimizaciju poslovnih procesa jer ono što se ne može računati ne može se ni kontrolisati, bilo da je reč o podacima o utrošenim časovima koje pravnici provode na određenim zadacima, čijim tumačenjem se može utvrditi da li se alokacija tog vremena može optimizovati, bilo da je reč o potrošnji resursa na sudske i druge sporove, što može pomoći u odluci kako će se tim postupcima upravljati i da li se u njih uopšte upuštati.
- Kontrola finansija
Pravna služba, kao i svaka druga funkcija u kompaniji, ima svoju finansijsku komponentu, a ona, po pravilu, nije dovoljno privlačna pravnim stručnjacima a ni programi pravnih fakulteta ne brinu puno o kontroli troškova i revenue menadžmentu. Shodno tome, advokati se obično oslanjaju na stručnost odeljenja finansija i menadžer pravnih operacija može da deluje kao most između pravnog i finansijskog odeljenja tako što upravlja budžetom, optimizuje troškove i bavi se fakturisanjem advokatskih firmi ali i platnim listićima in-house pravnika.
- Nabavka pravnih usluga
Thomson Reuters analiza kazuje da je, u 2020. godini, optimizacija advokatskih honorara bila top prioritet za preko 90% Legal direktora. Ukoliko se sistem Pravnih operacija dosledno implemetira, menadžer zadužen za njih prikuplja podatke o advokatskim firmama i kontroliše pravne troškove putem RfP-a konsolidujući predloge optimalnih naknada za svaki pravni zadatak i predlažući alternative tradicionalnom sistemu plaćanja po satu ili po mesečnom paušalu. Kao posledica, firme sa implementiranom rolom menadžera pravnih operacija štede na eksternim savetnicima.
- Učenje i razvoj
U većini kompanija učenje i razvoj su zadatak poveren HR-u. Međutim, svaka uslužna jedinica organizacije, uključujući i pravno odeljenje, treba da uloži sredstva u razvoj „čvrstih i mekih“ veština svog osoblja jer ni jedan opšti korporativni program, koji kolege iz HR uglavnom promovišu, ne može da obezbedi razvoj posebnih veština potrebnih za vrlo delikatne pravne profesionalce koji rade u kompaniji. Menadžer pravnih operacija, sa druge strane, može da se postara da obezbedi obuku i razvoj za interne advokate, organizuje uvođenje u rad pripravnika, sprovodi obuku za razvoj posebnih veština, angažuje spoljne koučove i konsultante i pruža profesionalnu procenu kroz različite programe sertifikacije. Pored toga, on neretko organizuje upravljanje pravnim znanjem i deli ga sa „nepravnim“ osobljem te skida sa pravnika u timu makar logistički deo tereta kada su u pitanju obavezni treninzi u domenu prava konkurencije, mita i korupcije, radnog prava itd.
- Izrada strategije pravnog sektora
Pravna odeljenja često nemaju dugoročnu strategiju, ograničena su na posve kratkoročnu viziju i rade „na zahtev“. Istovremeno, mnogi biznisi tj. kompanije imaju razvojne planove i strategije za pet ili deset godina ili čak i duže. Očigledno je da planovi razvoja pravnog sektora treba da budu u skladu sa kretanjem njihove kompanije. Pravne operacije neretko uzimaju tu odgovornost u svoj scope te menadžer pravnih operacija obezbeđuje „ptičiju perspektivu“ pomažući šefu pravnog odeljenja da se „šira slika” razvoja kompanije dovede do svakog zaposlenog, pomažući im da svoje individualne i grupne zadatke integrišu u strateške ciljeve organizacije i poslovni plan.
- Balansiranje sa eksternim advokatima
Svaka firma sama odlučuje da li određenu robu treba da proizvede interno u svojoj fabrici ili će je poveriti toll filler-u, odnosno da li će nastaviti sa manuelnim radom ili će zadržati radna mesta umesto da plati skupoceni CapEx i kupi robote i viljuškare, odnosno da li će da nastavi sa proizvodnjom neisplativog proizvoda ili će ga prosto delisitrati. Zašto je u Legal-u drugačije kada smo videli da je to firma za sebe? Odlučivanje koje vrste pravnih poslova treba poveriti spoljnim advokatima, a koje prepustiti internim, ali poveriti mladim pripravnicima i praktikantima, kao i one koje treba automatizovati ili potpuno obustaviti – sve je to u listi zaduženja menadžera pravnih operacija.
- Projektni menadžment
Organizaciona struktura, procesi i tehnologije se stalno menjaju u svakoj kompaniji. U nekim slučajevima, ove promene nemaju efekta na pravno odeljenje i odnose se na druge divizije korporacije. U drugim slučajevima, advokati učestvuju u ovim promenama, pružaju pravnu podršku, ili čak vode promene u poslovanju koje utiču na celu kompaniju. Na primer, interni advokati transformišu procedure upravljanja zahtevima ili grade sisteme usklađenosti, utičući na druge poslovne procese. U takvim slučajevima, advokati moraju biti vešti u upravljanju projektima. Funkcija pravnih operacija može igrati važnu ulogu u razvoju ovih veština.
- Rad sa ljudima
Ljudi su do te mere važni u pravnim timovima da je i za advokatsku kancelariju i za in-house Legal važnije dobro upravljati ljudima nego timovima. Zapošljavanje, procena, onboarding i drugi aspekti rada sa osobljem su od najveće važnosti i Pravne operaciju mogu pomoći u ovim zadacima uspostavljanjem sistema za odabir najefikasnijih i najmotivisanijih zaposlenih, razvijanjem karijerinih staza za advokate sa visokim potencijalom, praćenjem ravnoteže između posla i privatnog života advokata u kompaniji i sprovođenjem mentorskih programa za osoblje. Na primer, kada kompanija angažuje novog pravnika/advokata, menadžer pravnih operacija mu može obezbediti buddy-ja, iskusnog zaposlenog u pravnoj službi koji ga može upoznati sa ključnim zaposlenima u odeljenju i nekim internim klijentima, pomoći mu u navigaciji kroz kompleksne IT sisteme i još kompleksije procese. Ako ta uloga padne na Legal direktora, može da se desi da ovaj, zbog zauzetosti, zanemari ovaj svoj zadatak a bez odgovarajućih smernica, novi zaposleni će uroniti u kompaniju mnogo sporije, gubeći vreme, boreći se sa motivacijom i ne uspevajući da stvori vrednost za organizaciju koju bi inače mogao da obezbedi.
- Upravljanje znanjem
Informacije su i instrument i glavni proizvod pravničkog rada. Kada se informacije koje su kreirane ne čuvaju u kompaniji, pravna služba gubi novac koji je kompanija uložila u njih. Upravljanje znanjem je aspekt transformacije koji je u fazi dečijih bolesti u većini pravnih odeljenja. Podaci nisu sistematizovani, zaposleni u pravnim službama nemaju ni naviku ni motivaciju da informacije koje dobiju dele sa kolegama i drugim odeljenjima, a stvorene informacije (poput dopisa ili nacrta dokumenata) se ne koriste ponovo, jer obično čame u privatnom životu ljudi. Dakle, menadžer pravnih operacija može osigurati čvorišta znanja i centre uticaja u celoj organizaciji, obezbediti dosledan odgovor na teme i probleme, dizajnirati intranet iskustvo koje čini deljenje i pronalaženje najboljih praksi mnogo lakšim, ohrabriti članove tima da dokumentuju i dele svoj rad u standardnim šablonima i formatima i čuvaju se od gubitka vrednog znanja izazvanog odlaskom ljudi.
- Tehnologija
O digitalizaciji pravne branše može se napisati posebna knjiga. Ipak jasno je LegalTech u korelaciji sa Pravnim operacijama i da bivstvuje kao njegova kritična tačka jer menadžer ove pod-funkcije može kreira custom-made putokaz za digitalizaciju pravnog sektora, birajući odgovarajuća IT rešenja za pravne procese. On ili ona mogu značajno da pomognu da pravno odeljenje održi korak sa digitalnim razvojem koji je dramatično promenio način na koji se pravne usluge pružaju i kako se njima upravlja. GapApps, razne vrste AI, Chat botovi, data management sistemi, platforme za upravljanje ugovorima, aplikacije za rad sa sudskim slučajevima, analitički tulovi za ugovore samo se neki od predloženih rešenja.
Naravno, kvalitet i upotrebljivost tehnologije je direktno proporcionalna trudu koji je ljudsko biće uložilo u njen razvoj. Ukoliko se odlučimo da Chat bot bude prva linija odbrane od prečestih, ne tako pametnih i zanimljivih pitanja biznisa, mi moramo da, na početku, uložimo ogroman napor kako bismo ga „napunili“ kvalitetnim sadržajem, a potom ga i ažurirali. Stoga za tehnologiju je važno da se u nju ne pouzdamo a priori tj. da joj ne verujemo slepo a o načinu njene pravilne upotrebe moramo posebno razgovarati.
VII. Zaključak
Razmatrajući sistem Pravnih operacija deluje da ništa epohalno nije otkriveno. I nije. Sve to već Legal direktor, in-house tim, ali i advokati po kancelarijama već rade godinama u nazad. Ipak, činjenica je da to rade nevoljno i nesistematski, a samim tim i loše.
Ukoliko žele promenu načina na koji ih poslovni svet percipira deluje da, pre svega vođe pravnih odeljenja, moraju da povere ove neatraktivne poslove profesionalcu, bilo to značilo da se postojećem članu tima promeni opseg ovlašćenja nakon odgovarajuće edukacije ili da se mora zaposliti nova osoba. Važno je da postoji neko ko se tim pitanjima sistematično bavi i pomaže Legal biznisu da ostvari pun potencijal.
Samo na taj način će biti omogućeno pravnicima da dođu u željenu zonu koja je gore označena kao idealna – da budu biznis partneri koji su efikasni i tačni u svom radu, datom prilikom zadržavši izuzetnost, kvalitet i istančan ukus za strateško rešavanje ključnih pitanja, dok su jednovremeno stoprocentno fokusirani na sve svoje mnogobrojne klijente i na njihove potrebe.
